Cet événement que j’ai organisé pendant 7 ans… il est temps que je vous raconte. Il y a quelques mois, je vous parlais de la Fête de l’Asperge du Blayais, cet événement gourmand et festif que j’ai eu la chance d’organiser pendant 7 ans. Cet événement, qui attire chaque année près de 10 000 visiteurs, a été créé par Monsieur Philippe Plisson et est devenu un rendez-vous incontournable de la région. Il réunit plus de 50 exposants au sein d’un village gastronomique, un espace dédié au développement durable, des animations festives et des concerts gratuits tout au long du week-end. Cette année, j’y suis retournée… mais en tant que visiteuse. Et forcément, en déambulant dans les allées, en retrouvant les exposants, les bénévoles, les équipes techniques, les souvenirs sont remontés. Il fallait que je vous raconte. 👉 Alors voilà, c’est le début d’une série de posts pour partager les coulisses de cette aventure, humaine et professionnelle. Parce qu’organiser un événement de cette ampleur, ce n’est pas juste du planning et des emails. C’est une mécanique fine, un défi permanent, et beaucoup d’émotions. Mon histoire commence en novembre 2012. J’ai été recrutée au sein de la Communauté de communes de l'Estuaire en tant qu’assistante de la cheffe de projet, cc Laura Loghin 😉. À l’époque, je connaissais la fête de nom, mais je n’y avais jamais mis les pieds. Je suis arrivée en plein milieu de la préparation de la 14ème édition. Mon rôle initial ? Observer, comprendre, assister. Mais deux mois plus tard, Laura est promue à de nouvelles fonctions au sein du service Communication, et on me confie… les rênes de l’évènement qui a lieu fin avril... ⏱️ J’ai 5 mois pour reprendre le flambeau, bâtir un rétroplanning, gérer les exposants, coordonner les prestataires, mobiliser les équipes, assurer la communication… et faire en sorte que tout se passe bien. Rien que ça. C'était une pression énorme, mais aussi une formidable opportunité de montrer ce dont j'étais capable. Avant tout, j'ai pris le temps de comprendre l'événement : comment ça fonctionnait, quels étaient les points forts à maintenir et où je pouvais apporter ma propre touche personnelle. 💡 Ce premier défi a marqué le début d’une aventure intense, riche, pleine de rebondissements et d’apprentissages. Et j’ai envie aujourd’hui de vous en ouvrir les coulisses, post après post. 🔜 𝐷𝑎𝑛𝑠 𝑙𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐ℎ𝑎𝑖𝑛 𝑝𝑜𝑠𝑡, 𝑗𝑒 𝑣𝑜𝑢𝑠 𝑟𝑎𝑐𝑜𝑛𝑡𝑒𝑟𝑎𝑖 𝑐𝑜𝑚𝑚𝑒𝑛𝑡 𝑗’𝑎𝑖 𝑠𝑡𝑟𝑢𝑐𝑡𝑢𝑟𝑒́ 𝑙’𝑜𝑟𝑔𝑎𝑛𝑖𝑠𝑎𝑡𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒 𝑐𝑒𝑡 𝑒́𝑣𝑒́𝑛𝑒𝑚𝑒𝑛𝑡 𝑑’𝑒𝑛𝑣𝑒𝑟𝑔𝑢𝑟𝑒 𝑒𝑛 𝑢𝑛 𝑡𝑒𝑚𝑝𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑜𝑟𝑑… --- 🤝Si vous me découvrez à travers ce post, je suis Sonia OCHOA, freelance évènementiel qui accompagne les entreprises, collectivités, associations dans l’organisation de leurs évènements professionnels ou grand public. Si vous avez un évènement à organiser, parlons-en mp et voyons ensemble comment je peux vous aider à tout planifier dans les moindres détails.

🎉 Hier soir, Placéco a fêté ses 5 ans au Palais des Congrès de Bordeaux, devant plus de 900 personnes ! Ils ont choisi de célébrer cet anniversaire sous le signe d’un véritable repas de famille réunissant figures de l’écosystème girondin, dirigeants, partenaires et observateurs du territoire. Et quoi de mieux que de la musique live pour accompagner ce moment convivial ? 🎶 J’ai eu le plaisir de leur proposer l’un de mes groupes Bordelais, Basherz, qui a su : 🍸 créer une ambiance chaleureuse et festive durant l'apéro 🥂 puis mettre le feu lors du cocktail dînatoire. Un grand merci à Yann Buanec Frédéric Moine et Laurianne GARNIER pour leur confiance 🙏 👉 Si vous cherchez du live de qualité pour vos événements professionnels (plénières, soirées, cocktails, inaugurations…), je serais ravie de vous accompagner ! --- 🤝 Si vous me découvrez à travers ce post, je suis Sonia OCHOA, freelance évènementiel qui accompagne les entreprises, collectivités, associations dans l’organisation de leurs évènements professionnels.

Planifier, c’est maîtriser. La clé d’un événement réussi ? Une organisation millimétrée dans le temps. 👌 Pour un événement de cette envergure comme la Fête de l’Asperge du Blayais, chaque tâche doit s’imbriquer avec précision dans le bon tempo. C’est là qu’intervient le rétroplanning. 🌟 Un rétroplanning détaillé vous aide à garder une vision claire de chaque tâche et à respecter les délais. 📅 Lors de la préparation, il m’a permis de poser les bases d’une organisation claire, d’anticiper les priorités et de tenir les délais, malgré les imprévus. Le rétroplanning m’a permis de structurer chaque étape : • 𝐂𝐨𝐧𝐬𝐭𝐢𝐭𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 é𝐪𝐮𝐢𝐩𝐞𝐬 : qui fait quoi et quand ? • 𝐒é𝐥𝐞𝐜𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐩𝐫𝐞𝐬𝐭𝐚𝐭𝐚𝐢𝐫𝐞𝐬 : logistique, sécurité, animation… Chaque prestataire doit être choisi et coordonné dans les délais. • 𝐆𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐞𝐱𝐩𝐨𝐬𝐚𝐧𝐭𝐬 : lancement des inscriptions, sélection selon les critères de qualité, suivi administratif. • 𝐏𝐚𝐫𝐭𝐞𝐧𝐚𝐫𝐢𝐚𝐭𝐬 : identification des partenaires, envoi des propositions, rédaction des conventions. • 𝐏𝐫𝐨𝐠𝐫𝐚𝐦𝐦𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 & 𝐚𝐧𝐢𝐦𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 : démonstrations culinaires, concerts, animations de rue… avec une attention portée à l’équilibre du programme. • 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐜𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 : préparation des supports print et digitaux, plan de diffusion, affichage raisonné. • 𝐆𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐮 𝐩𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐧𝐞𝐥 : sélection, plannings, consignes, coordination des agents sur le terrain. • 𝐂𝐨𝐦𝐩𝐭𝐚𝐛𝐢𝐥𝐢𝐭𝐞́ : suivi des encaissements (droits de place, écocups…), régie de recettes et tenue des pièces comptables. • 𝐒𝐮𝐢𝐯𝐢 𝐞𝐭 𝐚𝐣𝐮𝐬𝐭𝐞𝐦𝐞𝐧𝐭 : un outil vivant, mis à jour chaque semaine pour s’adapter aux contraintes, aux validations et aux imprévus. 🔍 Dans le carrousel ci-joint, je vous détaille : ✅ Ce qu’est un rétroplanning 🎯 À quoi il sert concrètement ? 🧩 Les étapes à y inclure ⏱️ L’importance de prioriser en fonction du délai disponible 📈 Et surtout, comment en faire un outil de suivi et d’adaptation jusqu’au jour J 🔑 𝐑𝐞́𝐬𝐮𝐥𝐭𝐚𝐭 : une vision claire, une équipe engagée, des délais tenus… et un événement qui s’est déroulé sans accrocs. 🔜 𝐷𝑎𝑛𝑠 𝑙𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐ℎ𝑎𝑖𝑛 𝑝𝑜𝑠𝑡, 𝑗𝑒 𝑣𝑜𝑢𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑙𝑒𝑟𝑎𝑖 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑠𝑒́𝑙𝑒𝑐𝑡𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒𝑠 𝑒𝑥𝑝𝑜𝑠𝑎𝑛𝑡𝑠 𝑒𝑡 𝑐𝑜𝑚𝑚𝑒𝑛𝑡 𝑗'𝑎𝑖 𝑐ℎ𝑜𝑖𝑠𝑖 𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑒𝑢𝑟𝑠 𝑞𝑢𝑖 𝑎𝑝𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑛𝑡 𝑢𝑛𝑒 𝑣𝑟𝑎𝑖𝑒 𝑣𝑎𝑙𝑒𝑢𝑟 𝑎𝑗𝑜𝑢𝑡𝑒́𝑒 𝑎̀ 𝑙’𝑒́𝑣𝑒̀𝑛𝑒𝑚𝑒𝑛𝑡. --- 🤝Si vous me découvrez à travers ce post, je suis Sonia OCHOA, directrice de projets évènementiels freelance qui accompagne les entreprises, collectivités, associations dans l’organisation de leurs évènements professionnels. Si vous avez un évènement à organiser, parlons-en mp et voyons ensemble comment je peux vous aider à tout planifier dans les moindres détails.

🎭 Je me rends compte que je vous ai peu parlé de mon autre casquette : chargée de diffusion. En plus de piloter des événements, j’accompagne des artistes et j’aide mes clients à programmer le bon spectacle, au bon format, au bon budget : musiciens, humour musical, DJ, magiciens, stand-up, arts de rue, danseurs, hypnotiseurs, performers cabaret… Il y en a pour tous les gouts ! 😃 Concrètement, pour vous (entreprises, associations, collectivités) :  🎯 Propositions ciblées selon votre événement (soirée d’entreprise, arbre de noël, marché de noël, séminaire, inauguration, festival…) ; 🧰 Dossiers complets (teasers, dossiers artistiques, fiches techniques, devis) pour décider vite et sereinement ; 🤝 Négociation et contrats (GUSO/SACEM), logistique et conduite le jour J. Envie d’animer vos événements de fin d’année ou de rentrée 2026 ? 👉 Donnez-moi la date, la jauge, l’ambiance et l’enveloppe, je vous envoie des propositions solides et disponibles. Discutons-en ! 😉 soniaochoa.event@gmail.com --- 🤝 Si vous me découvrez à travers ce post, je suis Sonia OCHOA, directrice de projets évènementiels freelance qui accompagne les entreprises, collectivités, associations dans l’organisation de leurs évènements professionnels ou grand public.

Je vous souhaite une année lumineuse et généreuse : de la clarté, de l’espoir, des rires qui réchauffent…et une richesse toute simple, des liens, des rencontres, du temps donné, de l’attention, des moments partagés. 🥂 Que 2026 soit une année positive, chaleureuse, et pleine de petits instants vrais à savourer. --- 🤝 Si vous me découvrez à travers ce post, je suis Sonia OCHOA, directrice de projets évènementiels freelance qui accompagne les entreprises, collectivités, associations dans l’organisation de leurs évènements professionnels et grand public. Envie d’organiser un événement festif et engagé ? Parlons-en mp et voyons ensemble comment je peux vous aider à tout planifier dans les moindres détails.